Pengelolaan Administrasi Surat Masuk Pada Pt. Patra Jasa Office Tower Jakarta

• Nita Yuli Kurniawati
• 2020

---

ABSTRAK

Nita Yuli Kurniawati (22170444), Pengelolaan Administrasi Surat Masuk Pada PT. Patra Jasa Office Tower Jakarta

 

Surat digunakan untuk menyampaikan informasi atau pesan ke berbagai pihak. Dalam dunia perkantoran, pengurusan surat diklasifikasikan menjadi 2 bagian yaitu  surat masuk dan surat keluar. PT. Patra Jasa Office Tower Jakarta merupakan perusahaan yang bergerak dibidang pengelolaan property. Metode pengumpulan data ini menggunakan metode observasi, wawancara dan dokumentasi. Metode penelitian menggunakan metode deskripstif kualitatif. Tujuan penelitian ini adalah untuk mengetahui bagaimana pengelolaan administrasi surat masuk dan untuk mengetahui kendala yang ada. Penelitian ini menyimpulkan bahwa pengelolaan administrasi surat masuk dimulai dengan penerimaan surat oleh resepsionis kemudian diterima oleh sekretaris, dibaca diinput kedalam ms.excel surat masuk, diberi lembar disposisi kemudian disampaikan kepada general manager untuk memperoleh tanggapan atas permasalahan yang ada pada surat, kemudian diserahkan kembali ke sekretaris agar tanggapan general manager di input kedalam ms.excel, kemudian semua surat discan dan didistribusikan kepada divisi-divisi yang bersangkutan. Kendala pengelolaan administrasi surat masuk adalah terkadang general manager tidak ada diruangan, yang mengakibatkan surat menumpuk di ruangan general manager dan surat tidak dapat ditindak lanjuti karena belum mendapatkan tanggapan atas permasalahan yang ada pada surat. Cara mengatasi kendala yaitu menunggu general manager kembali ke ruangan, agar surat dapat di tindak lanjuti.

 

 

Kata kunci : Administrasi, Surat Masuk

 

 

ABSTRACT

 

Nita Yuli Kurniawati (22170444), Administrative Management Of Incoming Letters On PT Patra Jasa Office Tower Jakarta

 

Letters are used to convey information or messages to various parties. In the office world, managing letters is classified into 2 parts, namely incoming and outgoing mail.PatraJasa Office Tower Jakarta is a company engaged in property management. This data collection method uses the method of observation, interviews and documentation. The research method uses qualitative descriptive methods.The purpose of this study is to find out how to manage the administration of incoming mails and to find out existing constraints.This study concludes that the administration of inbound administration begins with receipt of the letter by the receptionist then received by the secretary, read put in the ms.excel incoming letter, give the disposition sheet then submit it to the general manager to get a response to the problem in the letter,then handed back to the secretary so that the general manager's response is input to ms.excel,then all letters are scanned and distributed to the division concerned.The obstacle in managing the administration of incoming mails is that sometimes the general manager is not in the room, which causes letters to pile up in the general manager's room and the letter cannot be followed up because they have not received a response to the problem in the letter.How to overcome obstacles is to wait for the general manager to return to the room, so that the letter can be followed up.

 

 

Keywords: Administration, Incoming Letter

 

• Surat Masuk
• Administrasi Bisnis

DAFTAR PUSTAKA

 

Alda, M. (2019). sistem Pengolahan Data Surat Masuk dan Surat Keluar pada polda sumatera utara. I(2), 21–27. Retrieved from http://ojs.logika.ac.id/index.php/jikl/article/view/32

 

Asriel, A. S. (2018). manajemen kearsipan (ke-1; N. MM, ed.). Bandung: PT.REMAJA ROSDAKARYA.

 

Fridayanthie,  eka wulansari, & Fauzi, A. (2019). rancang bangun sistem informasi pengelolaan surat masuk dan surat keluar perusahaan. Paradigma: Jurnal Komputer Dan Informatika Universitas Bina Sarana Informatika, 21(1), 43–48. https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/paradigma/article/view/4942

 

Gaol, C. J. L. (2015). keandalan dan sukses sekretaris perusahaan dan organisasi (ke 1; R. L. Toruan, ed.). Jakarta: KOMPAS GRAMEDIA.

 

Hamali, A. Y., & Budihastuti, E. S. (2019). Pemahaman Praktis Administrasi,Organisasi,Dan Manajemen strategi mengelola kelangsungan hidup organisasi (Ke-1). Jakarta: PRENADAMEDIA GROUP.

 

Hidayat, S., & Jumiatin, U. (2016). Prosedur Pengelolaan Surat Untuk Memperlancar Proses Penyampaian Informasi Pada Kantor Kecamatan Pamulang. Sekretari, 3(1), 83–115. https://doi.org/10.32493/skr.v3i1.637

 

Jasa, P. (2018). profile PT. Patra jasa. Retrieved from http://www.patra-jasa.com/wp-content/uploads/2019/10/AR-Patra-Jasa-2018_edit.pdf

 

Kamaluddin, A. (2017). administrasi bisnis (ke-1; M. S. Dr. Patta Rapanna, S.E., ed.). Makasar: CV SAH MEDIA.

 

Melinda, E. (2016). PERANCANGAN APLIKASI KEARSIPAN SURAT MENYURAT PADA BADAN PEMERINTAHAN (STUDI KASUS?: BADAN PEMBERDAYAAN PEREMPUAN PERLINDUNGAN ANAK DAN KELUARGA BERENCANA PONTIANAK). Jurnal Khatulistiwa Informatika, IV(2), 144–152. Retrieved from https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/khatulistiwa/article/view/1266

 

Rosalin, S. (2017). manajemen arsip dinamis (ke-1). malang: UB Press.

 

Suryadi, A., & Zulaikhah, Y. S. (2019). Rancang Bangun Sistem Pengelolaan Arsip Surat Berbasis Web Menggunakan Metode Waterfall. Jurnal Khatulistiwa Informatika, 7(1), 13–21. https://doi.org/10.31294/jki.v7i1.5738

 

Umam, K. (2019). Etika Administrasi (Ke-1). Bandung: CV PUSTAKA SETIA.

 

 

Utomo, K. P., & Daryoto. (2018). Analisis Sistem Proses Pengelolaan Surat Masuk Dan Keluar Di Pemerintah Kota Bekasi (Studi Kasus Pada Bagian Bina Ekonomi, Pembangunan Dan Bina Ketahanan Pangan Sekretariat Daerah Kota Bekasi). Jurnal Administrasi Dan Kesekretarisan, 3(1), 10–19. Retrieved from http://jurnal.stiks-tarakanita.ac.id/index.php/JAK/article/view/133

 

Wijaya, D., & Irawan, R. (2018). Prosedur Administrasi Penjualan Bearing Pada Usaha Jaya Teknika Jakarta Barat. Perspektif, 16(1), 26–30. Retrieved from https://ejournal.bsi.ac.id/ejurnal/index.php/perspektif/article/view/2495/2057