PERANCANGAN SISTEM INFORMASI MANAJEMEN PENGADAAN SARANA PRASANA SMA YASPORBI

• MUHAMMAD NUR NAUFAL
• 2024

---

Abstrak

 

             Perancangan Sistem Informasi Managemen Pengadaan Sarana Prasana SMA YASPORBI, (17190891) Muhammad Nur Naufal

SMA Yasporbi merupakan Sekolah yang berada di Jakarta Selatan. Banyak prestasi yang telah didapat di sekolah tersebut. SMA Yasporbi saat ini menjadi sekolah percontohan di Jakarta Selatan. Sebagai sekolah percontohan tentunya sekolah ini memiliki aset yang banyak. Pengelolaan aset yang ada di SMA Yasporbi masih menggunakan cara konvensional yaitu dengan cara pembukuan lalu diinputkan ke piranti lunak lembar tersebar. Cara seperti itu menjadikan kurang efektif bagi pihak manajemen dan sekolah dalam mengelola aset yang ada. Menyelesaikan permasalahan tersebut perlu adanya suatu Sistem Informasi Manajemen Aset Sekolah. Tujuan penelitian ini adalah sebagai penyedia data aset dengan menggunakan sistem software Waterfall, XAMPP, PHP, HTML upaya tertib dokumen dan mempermudah untuk mencari aset. Pengujian Sistem informasi manajemen aset di SMA Yasporbi menggunakan metode blackbox. Setelah dilakukan tahapan perancangan sistem informasi manajemen website aset di SMA Yasporbi. Didapat hasil pengujian black-box menunjukkan fungsionalitas sistem berjalan dengan baik sesuai kebutuhan mengenai manajemen aset di SMA Yasporbi.

Kata Kunci: Sistem informasi, pengolahan aset, SMA Yasporbi Waterfall, XAMPP, PHP, HTML, black box.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Abstract

 

            Design Of a Facilites Procrement Management Information System Yaspobi High School, (17190891) Muhammad Nur Naufal

Yasporbi High School is a school in South Jakarta. Many achievements have been obtained at this school. Yasporbi High School is currently a model school in South Jakarta. As a model school, of course this school has many assets. Asset management at Yasporbi High School still uses conventional methods, namely by bookkeeping and then inputting it into spread sheet software. This method makes management and schools less effective in managing existing assets. Solving this problem requires the existence of a School Asset Management Information System. The aim of this research is to provide asset data using the Waterfall, XAMPP, PHP, HTML software system to ensure orderly documents and make it easier to search for assets. Testing of the asset management information system at Yasporbi High School uses the black box method. After carrying out the stages of designing an asset website management information system at Yasporbi High School. The results of black-box testing showed that the system functionality was running well according to the needs regarding asset management at Yasporbi High School.

            Keywords: Information systems, asset processing, SMA Yasporbi Waterfall, XAMPP, PHP, HTML, black box.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Pendahuluan

 Perkembangan teknologi saat ini memberi kemudahan dalam hal informasi dan komunikasi yang bukan hanya berguna di bidang industri / perusahaan tetapi juga dalam bidang pendidikan (Syamsuar dan Reflianto, 2019) 

Keberadaan aset sangat membatu sekolah dalam menjalankan kegiatanya. Akan tetapi apabila aset tidak dikelola dengan baik akan dapat menghambat dalam kegiatan sekolah itu sendiri. Maka perlu adanya sebuah manajemen aset yang dapat mengelola seluruh aset yang dimiliki. SMA Yasporbi Menteng Dalam, Kec. Tebet, Kota Jakarta Selatan, Daerah Khusus Ibukota Jakarta.

 

SMA Yaporbi merupakan salah satu sekolah favorit yang berada di

daerah Jakarta Selatan. Terkait dengan prestasi yang ada di sekolah, keberadaan sarana prasarana di sekolah tersebut mengalami pertambahan dan pengurangan. Karena pemanfaatan sarana prasaran sangat mempengaruhi proses pembelajaran yang ada, SMA Yasporbi masih lemah dalam hal pengelolaan sarana prasarana yang dimiliki. Sejauh ini sarana prasaran dikelolah secara manual menggunakan perangkat lunak MS Excel dalam bentuk daftar inventaris barang. Pengelolaan seperti ini menyebabkan kurang maksimalnya pengelolaan data dan pelaporan sarana prasarana yang dimiliki.

 

Menurut (Riyanto, 2020) penelitian ini dilakukan karena pihak perusahaan kesulitan dalam merencanakan, memperbaiki dan membeli aset baru. Permasalahan tersebut dapat menyebabkan kesulitan dalam melihat kondisi aset, mengetahui jumlah aset dan mengetahui pengelompokkan aset berdasarkan jenisnya. Setelah adanya sistem , mempermudah pihak perusahaan dalam pengelompokkan aset berdasarkan jenisnya, mempermudah dalam pendataan aset dan mempermudah dalam melihat kondisi aset.

 Kebutuhan komputer sebagai alat pemecahan masalah dengan cepat dan tak bisa dipungkiri lebih khususnya di manfaatkan untuk pengelolaan data barang yang ada di SMA Yaporbi.

Berdasarkan hasil wawancara dengan Wakasek Sarana Prasarana di SMA Yasporbi, saat ini pengadaan aset dilakukan dengan pengajuan ke pemerintah, yayasan, ataupun pengadaan pribadi. Namun, pada saat melakukan pengadaan, bagian sarana prasarana sulit dalam menentukan aset yang akan dibeli sehingga lebih memilih untuk melakukan perkiraan jumlah dan masa guna yang mengakibatkan ketidaksesuaian dalam pengadaan aset. Masalah selanjutnya dalam penghapusan aset, jika aset sudah tidak dapat diperbaiki lagi biasanya akan dilakukan dengan penghapusan aset, namun belum adanya perhitungan penyusutan aset yang menjadi landasan untuk mengambil keputusan kapan aset itu diganti atau dihapuskan yang menyebabkan penghapusan tidak dilakukan sesuai dengan masa guna aset. Dari sisi yang lain permasalahan yang terjadi adalah sulit dalam melakukan monitoring kondisi aset sehingga kondisi dan detail aset tidak diketahui yang mengakibatkan keadaan aset kurang terpelihara.

 

Oleh karena itu, dari pemaparan fakta dan masalah yang telah dijelaskan, maka dibutuhkan “Sistem Informasi Manajemen Pengadaan Aset di SMA Yaporbi” untuk memudahkan bagian sarana dan prasarana dalam menentukan pengadaan aset yang tepat dan memberikan rekomendasi terhadap keputusan dalam manajemen aset.

 

 

3. Rancangan Database

Pada perancangan aplikasi ini, penulis menggunakan Rancangan   database berisi Entity Relationship Diagram (ERD)

Berikut adalah struktur tabel databasenya:

 

Gambar ERD

 

 

Analisis Kebutuhan Aplikasi

Analisis kebutuhan penulis lebih fokus kepada website yang akan dibuat, dengan pembuatan website ini penulis berharap agar bisa bermanfaat bagi staff sekolah SMA Yasporbi dapat mempermudah dalam menyusun pendataan pengadaan asset agar lebih efektif dan rapih.

Spesifikasi aplikasi sistem manajemen pengadaan aset berbasis website adalah:

1. Halaman Admin

Admin bertugas sebagai administrator yaitu mengelola aplikasi dan menjalankan aplikasi sesuai dengan yang di inginkan, berikut hal-hal yang dapat dilakukan jika sudah login sebagai admin:

1. Langkah pertama login admin.
2. Masukan username dan password admin.
3. Sebagai admin dapat merubah dan menambahkan data barang aset.
4. Sebagai admin dapat mengubah dan menambahkan data ketgori aset.
5. Sebagai admin dapat mengubah dan menambahkan data ruangan.
6. Sebagai admin dapat mengontrol dan membuat data laporan.
7. Sebagai admin dapat membuat laporan peminjaman barang.
8. Logout admin.

 

2. Kebutuhan Sistem
3. Sistem Administrasi

            Admin dapat login ke halaman admin untuk mengelola data barang masuk dan keluar, melakukan monitoring barang dan stok barang yang ada di website serta dapat melihat dan mengecek laporan barang setiap bulannya.

Rancangan Diagram Use Case

             Berikut ini adalah use case diagram sederhana yang coba penulis buat, dimulai dari si pengguna pada sistem itu sendiri:

 Deskripsi Use Case Diagram Halaman Admin

 

 

4. Antarmuka Pengguna
5. Halaman Login

Halaman ini digunakan oleh admin yang ingin login ke halaman website, admin harus mengisi username dan password untuk login

Gambar IV.15 Halaman Login

 

1. Halaman Home Admin

Pada halaman ini terdapat menu Admin

Gambar IV.16 Halaman Home Admin

 

2. Halaman Merek Barang

Pada halaman ini terdapat list merek barang aset dan admin bisa menambahan nama merek nya

 

Gambar IV.17 Halaman Merek Barang

 

3. Halaman Kategori Barang

Pada halaman ini terdapat list kategori barang aset dan admin bisa menambahan kategori nya

Gambar IV.18 Halaman Kategori Barang

 

4. Halaman Ruangan

Pada halaman ini terdapat list ruangan dan admin bisa menambahan ruangan nya

Gambar IV.19 Halaman Ruangan

5. Halaman Kondisi

Pada halaman ini terdapat list untuk membuat daftar kondisi barang

Gambar IV.20 Halaman Kondisi

 

 

 

 

6. Halaman Data Barang

Pada halaman ini terdapat semua list data barang dengan semua kondisi nya

Gambar IV.21 Halaman Data Barang

 

7. Halaman Barang Masuk

Pada halaman ini terdapat semua list data barang masuk dan untuk membuat daftar barang masuk

Gambar IV.22 Halaman Barang Masuk

 

8. Halaman Barang Keluar

Pada halaman ini terdapat semua list data barang keluar dan untuk membuat daftar barang keluar

Gambar IV.22 Halaman Barang Keluar

9. Halaman Peminjaman

Pada halaman ini terdapat semua list data barang yang di pinjam dan bias menambhakan nya

Gambar IV.23 Halaman Peminjaman

• Sistem informasi
• pengolahan aset
• SMA Yasporbi Waterfall
• XAMPP
• PHP
• HTML
• black box.

https://repository.bsi.ac.id/repo/49646/PERANCANGAN-SISTEM-INFORMASI-MANAJEMEN-PENGADAAN-SARANA-PRASANA-SMA-YASPORBI
Anda dapat membaca file tugas akhir ini di repository.