PENGERTIAN OTOMASI PERPUSTAKAAN- TUJUAN, MANFAAT DAN FUNGSI

PENGERTIAN OTOMASI PERPUSTAKAAN

 

Otomasi Perpustakaan adalah sebuah proses pengelolaan perpustakaan dengan menggunakan bantuan Teknologi informasi (TI). Sistem Otomasi Perpustakaan atau Library Automation System adalah software yang beroperasi berdasarkan pangkalan data untuk mengotomasikan kegiatan perpustakaan. Dengan batuan Teknologi informasi maka beberapa pekerjaan manusia dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih cepat dan akurat untuk ditelusur kembali.

 

PENGERTIAN OTOMASI PERPUSTAKAAN- TUJUAN, MANFAAT DAN FUNGSI

perpustakaan

 

 

Untuk dapat memahami otomasi perpustakaan perlu dipahami pengertian otomasi. Menurut kamus kepustakawanan otomasi perpustakaan (Library Automation) adalah proses atau hasil penciptaan mesin swakendali tanpa campur tangan manusia dalam proses tersebut. Penerapan otomasi di perpuslakaan sebenarnya lebih tepat bila disebut teknologi informasi.

 

Teknologi di sini berarti pengumpulan, pengolahan, penyebaran, dan penggunaan informasi, dalam hal ini tidak hanya terbatas pada pemanfaatan perangkat lunak maupun perangkal keras, tetapi juga perlu melibatkan manusia. Dalam Concise Oxford Dictionary, otomasi adalah penggunaan peralatan yang dioperasikan secara otomasi untuk menghemat tenaga fisik dan mental manusia.

 

Berikutnya beberapa definisi otomasi perpustakaan beberapa para ahli perpustakaan:

 

1. Menurut Sulistyo Basuki, otomasi perpustakaan adalah mencakup konsep proses atau hasil membuat mesin swatindak dan swakendali dengan menghilangkan campur tangan manusia.

2. Menurut Putu Laxman Pendit, otomasi perpustakaan adalah seperangkat aplikasi komputer untuk kegiatan di perpustakaan yang terutama bercirikan penggunaan pangkalan data ukuran besar, dengan kandungan tekstual yang dominae dan dengan fasilitas utama dalam hal mcnyimpan, menemukan dan menyajikan informasi.

3. Menurut Saffady otomasi perpustakaan adalah sebuah sistem perpustakaan yang terimegrasi di mana sebuah database bibliografi dipadukan dengan serangkaian program aplikasi yang saling berhubungan untuk mengotomatiskan sejumlah besar aplikasi perpustakaan.

4. Menurut Cohn, otomasi perpustakaan merupakan sistem yang mengkomputerisasikan kegiatan yang dilakukan pada perpustakaan tradisional seperti kegiatan pengolahan bahan pustaka, sirkulasi, katalog public (OPAC), pengadaan (akuisisi). manajemen keanggotaan, terbitan berseri, semua kegiatan tersebut dilakukan dengan menggunakan pangkalan data (database) perpustakaan sebagai fondasinya.

5. Menurut Riyanto, otomasi perpustakaan adalah penerapan teknologi informasi pada kegiatan administrasi agar lebih efektif dan efisien. Bidang pekerjaan yang dapat diintegrasikan dengan sistem informasi perpustakaan adalah pengadaan, inventaris, katalogisasi, sirkulasi bahan pustaka, pengelola anggota, satistik, dan lain sebagainya.

 

Ciri khas dari sistem otomasi perpustakaan adalah pada inti kegiatan yang didukungnya, yakni: Penyelenggaraan pelayanan kepada pengguna perpustakaan seefisien dan seefeklif mungkin dengan bantuan komputer.

Tujuan Otomasi Perpustakaan

 

Penerapan otomasi di perpustakaan bertujuan untuk meningkatkan mutu layanan, citra perpustakaan dan pustakawan itu sendiri. Pustakawan tidak lagi bekerja secara manual yang dapat mengurangi kesalahan-kesalahan karena kegiatan perpustakaan bersifat rutin. Penerapan sistem otomasi pada prinsipnya harus mewakili kegialan rutin yang dilakukan perpustakaan sebagaimana dikatakan oleh Suwamo, bahwa perpustakaan mempunyai tugas yang harus dilakukan:

 

1. Menghimpun infomasi yaitu meliputi kegiatan mencari, menyeleksi, mengisi perpustakaan dengan sumber informasi yang memadai baik dalam arti jumlah, jenis maupun mutu yang disesuaikan dengan kebijakan lembaga, ketersediaan dana, dan kebutuhan pemustaka. Dalam hal ini otomasi menjadi penting guna mendata berbagai sumber, yang kemudian dengan mudah dapat dilihat kembali tanpa harus membolak-balikkan kertas sebagaimana kerja manual.

 

2. Mengelola informasi meliputi proses pengolahan, penyusunan, penyimpanan, pengemasan agar tersusun rapi dan mudah ditemukan. Dalam hal ini otomasi berperan penting dalam penyimpanan data bibliografnya sebagai wakil dokumen, dan kemudian akan mudah dalam proses temu kembalinya.

 

Memberdayakan informasi dan memberikan layanan secara optimal. Perpustakaan sebagai pusat sumber daya informasi dengan bantuan sistem otomasi akan memaksimalkan pemanfaatan informasi yang dikelolanya, dengan pendekatan kemudahan dan keakuratan pemustaka dalam mensakses informasi tersebut.

Tujuan lain otomasi perpustakaan secara umum di antaranya sebagai berikut:

 

1. Memudahkan integrasi berbagai kegiatan perpustakaam Pada perpustakaan yang masih menggunakan sistem manual, kegiatan perpustakaannya masih dilakukan secara terpisah-pisah belum terintegrasi. Misalnya antara kegiatan pengolahan bahan pustaka dengan kegiatan sirkulai peminjaman dan penelusuran tidak terintegrasi, sehingga stok bahan pustaka tidak bisa secara langsung terpantau pada bagian sirkulasi peminjaman dan untuk penelusuran bahan pustaka.

 

Dengan adanya otomasi perpustakaan maka ketiga kegiatan ini dapal terimegrasi sehingga stok bahan pustaka secara langsung dapat terpantau dan akan memudahkan pada kegiatan sirkulasi peminjaman maupun untuk kegiatan penelusuran bahan pustaka karena secara pasti pengguna perpustakaan mengetahui stok bahan pustaka dan di lemari mana bahan pustaka berada, Kalaupun bahan pustaka tersebut dipinjam maka pengguna perpustakaan dengan cepat dapat mengetahui siapa yang sedang meminjam dan kapan bahan pustaka tersebut dikembalikan.

 

2. Memudahhan kerja sama dan pembentukan jaringan perpustakaan. Dengan adanya otomasi maka akan memudahkan kerja sama antarperpustakaan karena tersedianya alat komunikasi data yang sudah cukup cangggih yaitu jaringan internet.

 

Dengan adanya internet maka antar perpustakaan dapat melukan komunikasi setiap saat dan antar perpustakaan juga dapat melakukan pengiriman data dan tukar menukar data dan informasi. Pada sistem manual temunya hal ini akan sulit dilakukan.

 

3. Membantu menghindari duplikasi kegiatan di perpustakaan. Pada sistem manual duplikasi kegiatan tak bisa dihindari karena semua kegiatan pendataan dilakukan secara manual melalui pencatatan atau pengetikan. Sedang pada otomasi perpustakaan semua kegiatan pendataan dilakukan secara camputerized sehingga terbangun suatu basis data atau pangkalan data.

 

Dengan adanya basis data ini maka akan terhidari duplikasi kegiatan di perpustakaan. Misalnya pada kegiatan sirkulasi peminjaman, petugas tidak perlu lagi menulis nama anggota dan alamat anggota tapi cukup memasukkan nomor ID anggota demikian juga umuk bahan pustaka yang dipimjam cukup dimasukkan nomor ID bahan pustaka maka deskripsi bahan pustaka dengan sendirinya akan tampil di layar komputer. Demikian untuk kegiatan-kegiatan lain, cukup dengan memanfaatkan basis data yang tersedia.

 

4. Menghindari pekerjaan yang bersifat mengulang dan membosankan. Pada sistem manual, kegiatan yang paling rutin dilakukan dan yang membosankan adalah pembuatan label punggung bahan pustaka, pembuatan katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka.

 

Dengan otomasi perpustakaan kegiatan ini akan mudah dilakukan oleh petugas perpusrakan karena cukup memanfaatkan basis data dengan bantuan program atau software komputer maka pencetakan label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka dengan mudah dapat dilakukan.

5. Memperluas jasa perpustahaan. Dengan adanya otomasi perpustakaan maka jasa perpustakaan dapat dilakukan dengan jangkauan yang lebih luas. Karena informasi bahan pusrakaan dapat diakses tidak saja di tempat perpustakaan berada tapi juga diakses dari mana dan kapan saja tidak terbatas dengan ruang dan waktu.

 

Hal ini dapat terjadi karena ada jasa layan jaringan internet. Bahkan kualitas informasi juga dapat ditingkatkan misal informasi yang disediakan tidak saja berupa katalog bahan pustaka tapi juga bisa berupa abstrak bahkan kalau memungkinkan sampai pada fulltext.

 

6. Memberi peluang untuh memasarkan jasa perpustakaan. Dengan otomasi perpustakaan, petugas perpustakaan dapat secara aktif memasarkan jasa layanan perpustakaan kepada penggunaan perpustakaan. Hal ini dapat dilakukan karena tersedianya basis data bahan pustaka yang sudah terbentu soft file dan juga tersedianya teknologi informasi dan komunikasi yang canggih yang dapat memudahkan melakukan komunikasi data dan informasi.

 

7. Meningkatkan efisiensi. Otomasi perpustakaan memberikan dampak yang lebih baik bagi pengelola perpustakaan dan pengguna perpustakaan. Hal ini disebabkan karena adanya efisiensi yang terjadi dalam otomasi perpustakaan tersebut.

 

Dengan adanya otomasi perpustakaan maka efisiensi tenaga, waktu dan biaya akan terasa bagi pengelola perpustakaan, demikian juga bagi pengguna perpustakaan karena pengguna perpustakaan dapat mengakses data dan informasi bahan pustaka dari mana dan kapan pun.

Adapun tujuan otomasi perpustakaan menurut Lasa HS. antara lain:

 

Meningkatkan kualitas layanan, memenuhi kebutuhan yang tidak dapat dilakukan secara manual, meningkatkan efisiensi dan efektivitas, meningkatkan kinerja petugas perpustakaan, meningkatkan daya saing. 

Mantaat dan Fungsi Otomasi Perpustakaan

 

Manfaat otomasi perpustakaan secara umum adalah:

 

1. Mempercepat proses temubalik informasi (informasi retrieval). Sudah tidak bisa dipungkiri lagi bahwa pada sistem manual bahwa temubalik informasi tidak dapat dilakukan secara cepat kalaupun dapat ditemukan judul bahan pustaka yang dicari tapi belum tentu bahan pustakanya ada di perpustakaan karena mungkin saja bahan pustaka sedang dipinjam oleh pengguna perpustakaan atau bahan pustakanya sudah hilang atau rusak.

 

Hal ini disebabkan karena informasi yang didapat adalah melalui penelusuran dengan menggunakan katalog bahan pustaka. Sedang bila dilakukan dengan menggunakan otomasi maka dengan cepat informasi yang dicari akan diperoleh karena basis data perpustakaan telah menyediakan untuk kepentingan penelusuran yaitu dengan tersediannya OPAC (Online Public Access Catalog).

 

2. Memperlancar proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka. Dengan adanya basis data yang baik dan akurat dalam sistem otomasi perpustakaan maka untuk kepentingan proses pengelolaan pengadaan bahan pustaka akan terbantu sekali. Sehingga pengadaan bahan pustaka dapat dilakukan sesuai dengan keperluan dari pengguna perpustakaan, artinya penambahan judul dan eksemplar bahan pustaka dapat disesuaikan dengan keperluan pengguna perpustakaan, karena basis data pengadaan bahan pustaka dapat ditelusur dengan mudah dan cepat.

 

Bahkan untuk kepentingan pengolahan bahan pustaka otomasi perpustakaan sangat membantu sekali karena ada hal-hal yang diperlukan dalam pengolahan bahan pustaka sudah tersedia dalam basis data misal untuk mencetak label punggung bahan pustaka, katalog bahan pustaka dan barcode bahan pustaka. Ketiga kegiatan ini dapat dilakukan dengan mudah dan cepat.

 

3. Komunikasi antarperpustkaan. Dengan tersedianya basis data yang baik dan sarana telekomunikasi data dan informasi yang baik maka komunikasi antar perpustakaan yang sangat mudah dilakukan. Antarperpustakaan dapat melakukan komunikasi melalui media intenet, demikian juga untuk tukar menukar data dan informasi dapat, antarperpustakaan dapat melakukannya dengan mudah melalui media internet. Menjamin pengelolaan dan administrasi perpustakaan.

 

Pada sistem manual pengelolaan data administrasi akan terasa tidak efisien karena banyak kegiatan yang harus dikerjakan yang terkesan sangat bertele-tele yang bisa membuat bosan bagi petugas perpustakaan. Hal ini dapat dilihal bagai prosedur yang harus dilalui dan dikerjakan mulai dari pengolahan bahan pustaka dan sirkulasi peminjaman bahan pustaka. Prosedur akan menjadi sederhana bila sudah menggunakan sistem otomasi. Dan juga akan menjadi tertib administrasinya.

 

Otomasi perpustakaan dengan menerapkan kemajuan Teknologi informasi akan memberikan manfaat:

Mengefisienkan dan mempermudah pekerjaan dalam perpustakaan

Memberikan layanan yang lebih baik kepada pengguna perpustakaan

Meningkatkan citra perpustakaan

Pengembangan infrastruktur nasional, regional, dan global.

Manfaat otomasi menurut Wiji di antaranya:

 

1. Mudah kelola. Mudah kelola yang dimaksud adalah memudahkan pengelolaan bahan pustaka dari mulai pengadaan hingga penyajian, termasuk di dalamnya adalah sistem pelayanannya.

 

2. Mudah simpan. Mudah simpan artinya bahan pustaka, utamanya data bibliografi disimpan dalam bentuk file di komputer. Data tidak perlu lagi disimpan di lemari kalalog yang membutuhkan space yang bcsar. Mudah temu kembali. Jika data sudah disimpan dalam bentuk file di computer, maka sistem komputer dengan dibantu software tertentu akan memudahkan untuk temu kembali. Aplikasi temu kembali ini ada dalam bentuk Online Public Access Catalog (OPAC).

FUNGSI OTOMASI PERPUSTAKAAN

 

Menurur Putu Laxman Pendit, otomasi perpustakaan memiliki tiga fungsi yaitu:

 

1. Panghalan data. Khususnya pangkalan data bibliografns, tetapi juga pangkalan data dan administrasi.

2. Sistem temu kembali informasi. Khususnya dalam membentuk catalog

3. Fasilitas dan akses online. Khususnya yang memungkinkan interaksi jarak jauh

 

Sedangkan fungsi otomasi perpustakaan menurut Safady dapat dibagi beberapa kategori, di antaranya:

a. OPAC (Online Public Access Catalog).

 

OPAC dapat diartikan sebagai sekumpulan rekaman bibliografis yang terorganisir dan dapat dibaca oleh mesin, yang mewakili seluruh koleksi perpustakaan.  OPAC memperbesar kesempatan para pemakai untuk mengakses bahan pustaka dan mampu menampilkan status setiap item koleksi, sebuah fungsi yang mustahil dilakukan jika menggunakan kartu katalog manual.

Menurut Saleh dan Jami G. Sujana teknik penelusuran OPAC terbagi dalam lima bagian, yaitu:

1. Penelusuran dengan kamus istilah. Penelusuran menggunakan istilah yang sudah dibuat oleh CDS atau ISIS pada saat mengindeks suatu ruas atau subruas.

2. Penelusuran bebas. Pengguna bebas mengetikkan apa saja yang ingin dicari karena sistem ini merupakan pengganti katalog.

3. Penelusuran dengan ekspresi Boolean. Penelurusan dengan Boolean ini memungkinkan pengguna untuk mendapatkan umpan balik informasi yang lebih sesuai dengan apa yang diinginkan.

4. Penggunaan teknik ANY. Penggunaan teknik ANY merupakan cara mengelompokkan istilah yang dapat dipakai sebagai penelusuran.

5. Pemotongan istilah. Pemotongan istilah digunakan apabila akan menjaring seluruh kata yang ada dalam basis data yang diminta dalam bentuk query.

b. Sirkulasi

 

Fungsi sirkulasi mencakup berbagai aktivitas di seputar peminjaman koleksi perpustakaan, misalnya pengeluaran atau peminjaman buku, perpanjangan, keterlambatan, inventarisasi bahan pustaka. pemesanan dan pencadangan buku, penarikan denda, dan penyusunan laporan statistik.

 

Kegiatan tersebut dikelompokkan ke dalam tiga operasi kontrol sirkulasi yang paling mendasar. Pengeluaran dan penarikan buku, monitoring file secara online, pencetakan laporan dan pengumuman secara offline. Dengan menerapkan otomatisasi perpustakaan, petugas sirkulasi dapat memeriksa berbagai transaksi secara langsung (real time), juga memonitor Status peminjam dan status bahan pustaka yang dapat langsung ditampilkan di layar OPAC.

 

Proses sirkulasi dilakukan dengan cara memindai nomor register pemakai. Kemudian data pemakai akan tampil di layar. Selanjutnya barcode bahan pustaka yang diminta. Data pemakai dan data bahan pustaka akan disimpan di database sirkulasi. Demi menjaga akurasi pencatatan transaksi, perpustakaan meggunakan barcode. Sebuah sistem representasi data yang dapat dibaca dengan mesin optic untuk memproses bahan pustaka. Barcode ditempelkan pada item koleksi perpustakaan dan pada kartu anggota perpustakaan/pemakai. Barcode itu akan menampilkan nomor khusus untuk koleksi bahan pustaka dan nomor register setiap pemakai/anggota perpustakaan. Barcode bisa dibaca dengan pemindai/scmer barcode.

c. Katalogisasi

 

Katalogisasi merupakan fungsi utama dari otomatisasi perpustakaan yang membantu dalam proses pembuatan, pemutakhiran, pengkopian, penyimpanan, pengambilan kembali dan pengelolaan rekaman katalogisasi, semua otomatisasi perpustakaan didukung oleh rekaman MARC. MARC adalah singkatan dari Machine-Readable Cataloruing yang merupakan sebuah format standar untuk penyimpanan dan pertuaran rekaman bibliografi dan infomasi terkait dalam bentuk yang mudah dibaca dengan mesin.

 

Rekaman yang sudah disimpan di dalam database bibliografi secara otomatis akan muncul di tampilan OPAC dan salinan rekaman yang lebih ringkas sudah dibuat secara otomatis untuk modul sirkulasi. Aplikasi katalogisasi memungkinkan staf perpustakaan menyusun data katalogisasi baru atau mengkopi dan katalog yang sudah ada. Membuat salinan/kopi dari katalog yang sudah ada akan menghemat waktu dan tenaga petugas perpustakaan.

 

Ini dimungkinkan sebab sudah banyak tersedia rekaman katalogisasi yang dapat diunduh dari katalog gabungan, website perpustakaan nasional. piranti-piranti pembuat bibliografi, kontraktor pengadaan buku, atau sumber-sumber lain yang menyediakan rekaman katalogisasi yang bisa diunduh dan diinstal ke dalam sistem, misalnya dalam format CD-ROM, disket, atau bisa diakses secara online.

d. Pengadaan bahan pustaka dan kontrol bahan pustaka berseri

 

Biasanya hanya dianggap sebagai aplikasi pelengkap atau pilihan. Akuisisi menjalankan fungsi permintaan bahan pustaka, pembelian pencetakan tanda terima, penyusunan anggaran, monitoring kinerja pemasok bahan pustaka, dan pemeliharaan rekaman. Sedangkan modul kontrol serial menjalankan fungsi pembelian berkala, pengadaan bahan pustaka, routing, pengajuan klaim, pcmbatalan pemesanan, penyusunan anggaran, monitoring kerja pemasok bahan pustaka, dan pemeliharaan rekaman.

 

Dengan adanya otomasi perpustakaan maka beberapa pekerjaan manual dapat dipercepat dan diefisienkan. Selain itu proses pengolahan data koleksi menjadi lebih akurat dan cepat untuk ditelusur kembali.

 

Daftar pustaka

 

 

Mulyadi. Pengelolaan perpustakaan berbasis senayan library manajemen sistem (SLiMS). Jakarta, Rajawali Press. 2016

 

Sumber :

http://wawasankoe.blogspot.com/2018/12/pengertian-otomasi-perpustakaan-tujuan.html